ライフハック

交流会イベントセッティング時に僕が気をつけていること【ライフハック】

僕は飲み会や交流会のイベントごとが好きで自分でもよく主催しています。

そのイベントをセッティングするときに気をつけていることがあります。

今回はそれを紹介します!!

イベント告知前

どういった目的で、どういったメンバーを集めたいのかざっくりと考えます。

それによって告知対象者や開催場所などが変わってくるためです。

今までは、主に大学サークルのOBの集まりだったり、セミナー仲間の集まりなどをやってきました。

最初のイベント告知

イベントの告知は主にメールもしくはfacebookのイベント登録で行っています。

最近はfacebookでのイベント登録が多くなってきました。

この時の告知では、以下のことを必ず記載します。

  • 開催の目的(イベント名)
  • おおまかな開催場所
  • ざっくりとした会費
  • 参加可否の回答締切日

開催場所はメンバーによって集まりやすい場所を設定します。

会費もだいたいのところを記載します。

参加可否の回答締切日はだいたい集まりそうなメンバー数によって変えています。

2、3人のこじんまりとした集まりであればお店もすぐに予約できますが、大人数になるとそれなりにお店を確保するのが難しくなるからです。

だいたい2、3人くらいであれば開催日の3日前くらい、大人数であれば1週間~2週間前に設定します。

この内容でいったん告知します。

お店の選び方

回答締切日が来たら、いったん締めます。

その後、参加人数を確認して、お店の予約をします。

僕は参加者の方とゆっくりと会話したい方なので、基本的に個室があるお店を選びます。

他のお客さんの会話が雑音となり、気になってしまうからです。

どうしても個室が取れないときは、もちろん普通のテーブル席などで行いますが。

あとは、料理や費用などを見て、お店の予約をします。

最終的な告知

お店の予約が終わったら、参加者の皆さんに最終告知をします。

この時には、以下の内容を必ず記載します。

  • 開催日時
  • 開催場所(食べログなどのURLを貼り付けます)
  • 会費
  • 不参加になる場合の最終連絡日
    最後の不参加の連絡は、コースを頼んでいる場合、お店に連絡する必要があるため、お願いしています。

まとめ

ざっと開催までに僕が気をつけていることを書いてみました!!

交流会などのイベントごとを初めて行う人はどうやっていいのか分からないことが多いと思います。

この内容をちょっとでも参考にしてもらえればと思います!!

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